Som leder af et team kan du fin-tune det gode samarbejde ved at arbejde med, hvordan du møder teamet: Hvordan kommer du ind i rummet? Hvordan hilser du? Hvilken attitude bærer du med dig? Det gælder ikke kun dig som leder men os alle: Vi kan forbedre samarbejdsrelationer ved at blive mere bevidste om egne tilstande og om de signaler, som vi sender ud. Det handler om gode overgange imellem aktiviteter, og så handler det om den mentale indstilling: At du husker at kigge indad, før du kigger udad.

En hektisk og sidelæns oplevelse

Jeg kom for noget tid siden ud til et team, der havde brug for at få arbejdet med deres samarbejde internt. Jeg havde fået at vide fra øverste leder, at det også handlede om relationen mellem medarbejdergruppen og så deres teamleder. Det var før coronakrisen og uden håndsprit.

Da mødet skulle til at gå i gang var teamlederen ikke dukket op. Han havde ellers set frem til mødet, vi havde talt om hans bidrag på mødet forinden osv. Medarbejderne talte, flakkede lidt omkring og satte frugt på bordet. 8 minutter efter kom lederen stormende ind ad døren med sin mobiltelefon i hånden – han forklarede sig højlydt; det var tydeligvis noget vigtigt og en stor ting, han var kommet fra. Hans blik var vildt og hans kropssprog husker jeg bare som uroligt og ”sidelæns”. Ingen ordentlig hilsen på hverken mig eller medarbejderne, kun en masse forklaringer og undskyldninger der handlede om det, som han selv lige kom fra og vigtigheden af det.

Jeg ved godt, at vigtige og akutte situationer kan opstå i en travl hverdag som leder. Men jeg oplever desværre indimellem ledere, der har meget lidt bevidsthed om deres egen adfærds påvirkning af de grupper, som de leder. I rollen som leder kan man hurtigt komme til at glemme vigtigheden af de direkte og indirekte signaler, som man sender ud.

I situationen ovenfor viste det sig, at medarbejderne savnede klar og mindre tilfældig kommunikation. De blev forstyrret af beskeder og information fra deres leder, som de skulle forholde sig til akut og midt i opgaver som de stod og var i gang med at løse. Én gik ofte hjem med ondt i maven, fordi hun blev usikker på, hvem der havde sagt hvad til hvem. Det var et utrygt og uforudsigeligt samarbejdsmiljø, der var opstået.

Skab gode overgange mellem aktiviteter i hverdagen

Den ikke rammesatte – tilsyneladende tilfældige og hektiske – kommunikation som beskrevet ovenfor ses mange steder. Når man får arbejdet sig mere ind på problemstillingen viser det sig ofte, at lederen er i en svær situation – måske oven i købet overbelastet. Det skal der et samtaleforløb eller lignende til for at få ændret på.

Er det knap så slemt, er der helt konkrete ting at gøre for at sikre, at overgangene mellem opgaver og møder bliver så fokuseret som muligt. Du kan sørge for mentalt at parkere det, som du kommer fra, før du påbegynder det næste. Det kan ske ved, at:

– du skriver en note til dig selv, hvor du afslutter det du kommer fra. Du skriver, så du ikke glemmer det vigtigste.

– du trækker vejret og “samler dig”, før du går videre til det næste møde.

– du går ned til kaffemaskinen, alt imens du indstiller dig på mentalt at være nærværende i den næste aktivitet, der venter.

Når det gælder samarbejde skal der som bekendt gøres plads til alle, og der skal gøres plads til at lytte opmærksomt – især i rollen som teamleder.

Jeg ville sådan set have foretrukket, at teamlederen i eksemplet ovenfor var kommet yderligere 1 minut for sent men havde fået lagt mobiltelefonen i lommen og trukket vejret dybt 3 gange, før han var trådt ind i rummet. Ikke for min, men for gruppens og samarbejdets skyld. Det tog lang tid at få samlet fokus og opmærksomhed på det, som vi egentlig var der for.

Kend dine egne reaktionsmønstre

Ud over et skærpet fokus på overgange kan det være godt at kende sig selv i forhold til følgende spørgsmål:

Når vi kommunikerer fra et sted, hvor egne problemstillinger er mentalt ”landet” forinden eller i hvert fald sluppet for en stund, så kan vi skabe langt større fokus på det, som vi sammen skal løse. Vi kan gå mere koncentreret ind til kernen af samarbejdet om de vigtige opgaver og udfordringer, som vi står over for. Og endelig kan vi være medskabere af et godt arbejdsmiljø.

Vi påvirker hinanden med vores tilstand og adfærd; vi ved det godt men må øve os i praksis igen og igen, når den hektiske hverdag er over os.